|
В Центральном государственном архиве Московской области (ЦАМО) в течение трех лет предстоит оцифровать около 23 млн листов документов, что составляет более 8 % Архивного фонда региона. Работа по переводу документов в электронную форму предусмотрена региональной государственной программой «Эффективная власть» на 2017–2021 гг.
Помимо формирования электронного фонда пользования архивных описей (всего к 2019 г. будет проиндексировано 1 202 248 заголовков ед. хр.), цифровой вид приобретут свыше 100 тыс. документов, из которых свыше 29 тыс. отнесено к особо ценным. Оцифровке подлежат описи и документы фондов, пользующихся повышенным спросом пользователей: Ф. 66 «Московский Совет рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов (Моссовет)», Ф. 1991 «Правительство Московской области», Ф. 2510 «Московский губернский отдел записи актов гражданского состояния Московского губернского Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов», Ф. 2488 «Министерство имущественных отношений Московской области» и др.
По завершении работ Главное архивное управление Московской области получит готовый электронный информационный ресурс (электронные образы и база данных), который наполнит архивные информационные системы, в том числе ПК «Архивный фонд».
Проект в Московской области выполняет корпорация ЭЛАР. Взаимодействие специалистов компании с сотрудниками ЦАМО выстроено таким образом, что работы по сканированию документов идут не только без простоев и сбоев, но и с опережением. Так, первый этап, начатый в октябре прошлого года, завершился по плану, т.е. в конце 2017 г. Однако вместо запланированных на 2017 г. 20 768 ед. хр. уже оцифровано более 27 тыс. ед. хр. Несмотря на то что работы ведутся высокими темпами и при интенсивной загрузке, внутренние архивные процессы идут в прежнем режиме, требования к безопасности документов соблюдаются полностью, а качество создаваемого цифрового ресурса не вызывает нареканий. Сотрудники архива с техническим руководителем проекта смогли обеспечить ежедневную передачу на сканирование 50–60 тыс. листов описей и документов.
Производственный участок развернут на площади 640 кв. м. Эта территория разделена на зоны, которые соответствуют производственным этапам оцифровки; установлено 52 планетарных сканера марки «ПланСкан». По оценке заместителя коммерческого директора, руководителя департамента по работе с архивами корпорации ЭЛАР А.В. Радченко, это «профессиональное оборудование, которое позволяет получать качественные копии, с высокими показателями разрешения, контрастности любых документов, в том числе ветхих, с угасающим текстом, документов на кальке и т.д.»[1].
В результате электронные копии сканируемых архивных документов не отличаются от оригиналов, что является важным условием как для достоверности извлечения данных, так и для использования самих цифровых образов в текущих архивных процессах. Благодаря копиям, полностью аутентичным первоисточникам, архивные дела не надо изымать из хранилищ для использования. Эталонное качество скан-образов достигается за счет не только профессионального оборудования для оцифровки, но и многоступенчатой системы контроля качества каждого образа. На решение этой же задачи направлена расшивка дел: при полистном сканировании документов не «утрачивается» информация, которая уходит в корешок.
При расшивке в случае необходимости проводится реставрация документов. После сканирования дела брошюруются заново. Для проведения брошюровочных работ применяются лишь качественные материалы, имеющие действующие сертификаты, например, тканевые переплетные материалы с крахмально-каолиновым покрытием (коленкоры), полиэстерные нитки, соответствующие ГОСТу. На этап индексирования всегда отправляются уже обработанные электронные копии, т.е. прошедшие выравнивание, обрезку, цветокоррекцию. Качество каждой электронной копии проверяется трижды: контролерами, которые работают здесь же, на производственном участке; в отделе контроля качества корпорации, а также выборочно сотрудниками архива.
Дела индексируются по архивному шифру и привязываются в базе данных к таблице описи на уровне заголовка дела. Ретроконверсия документов осуществляется по 24 поисковым полям. Электронные копии поступают для ручного извлечения данных операторам индексирования, которые работают в защищенной программной среде. Качество ввода информации также тщательно проверяется. Контролируется полнота данных, проводятся унификация и сверка названий фондов и описей и их соответствия учетным номерам, тестирование на наличие пустых и дублетных записей, незаполненных обязательных полей, правильность заполнения полей, содержащих шифры и даты дел, их корректность и др.
Выполнение работ компанией, которая занимается оцифровкой архивных документов более двадцати лет, служит гарантом качества. Одним из первых ее успешных проектов в России был, например, перевод в электронный вид описей фондов Чрезвычайной государственной комиссии по установлению и расследованию злодеяний немецко-фашистских захватчиков на оккупированной территории СССР (ЧГК) и Всесоюзного общества культурной связи с заграницей (ВОКС) в Государственном архиве Российской Федерации. Накопленный опыт по оцифровке и индексированию описей и документов федеральных и региональных государственных архивов позволяет ЭЛАР применять апробированные технологии сканирования и индексации архивных документов и описей, создавать электронный научно-справочный аппарат.
Главным результатом масштабной оцифровки документов Архивного фонда Московской области станет сокращение сроков исполнения запросов пользователей за счет быстрого поиска и получения информации из автоматизированного научно-справочного аппарата и электронных информационных ресурсов. Кроме того, широким кругам исследователей откроется удаленный доступ к архивным документам в электронном виде. При этом оригиналам архивных документов будет обеспечена сохранность, поскольку из оборота можно изъять особо ценные, уникальные и наиболее востребованные документы, заменив их электронными копиями.
|
